Une mise en place efficace se prépare avec le cabinet. Nous commençons par votre quotidien, puis organisons la ligne et les consignes pour que l’équipe sache quoi faire dès le premier appel.
Comprendre votre activité
Nous faisons le point sur vos spécialités, les motifs d’appel fréquents, vos horaires et les appels que vous souhaitez nous confier. Nous identifions ce qui doit rester directement traité par le cabinet.
Préparer un accueil qui vous ressemble
Nous préparons avec vous les formulations utiles, les réponses pratiques autorisées, les règles de rendez-vous et les informations à transmettre. Les consignes restent les vôtres.
Organiser la ligne et les transferts
Nous étudions la SDA ou le renvoi d’appels, les horaires de transfert, le retour à votre ligne et la solution de repli. Les possibilités exactes dépendent de votre opérateur.
Vérifier les outils et les accès
Nous étudions l’agenda utilisé et les opérations autorisées. La compatibilité avec Doctolib, Maiia, Julie, WZ Agenda ou Google Agenda est confirmée au cas par cas. L’offre Agenda Ubicentrex est distincte.
Démarrer, écouter les retours, ajuster
Après validation des consignes et des accès, l’équipe prend le relais sur les horaires convenus. Nous échangeons sur les retours et mettons à jour les instructions lorsque le cabinet l’approuve.
Un protocole d’urgence clair et opérationnel
Le cabinet détermine les situations nécessitant une transmission rapide, les contacts à joindre, l’ordre des appels et les informations à communiquer. Nous suivons cette procédure sans évaluer l’état de santé ni donner de conseil médical. En cas d’urgence vitale, l’appelant est orienté vers les services compétents.
MISSION COMPLÉMENTAIRE
Back-office administratif mensuel par Jérémie uniquement.
Jérémie peut accéder à distance aux documents et logiciels définis avec le cabinet. Il est le seul à réaliser cette mission. Le périmètre, les accès, la fréquence mensuelle et le tarif complémentaire sont déterminés ensemble. Cette offre s’ajoute au forfait d’appels ou aux appels facturés à l’unité.